Q&A: HR- en arbeidsrechtvragen in coronatijd

Tijdens een online Q&A-uurtje beantwoordden Jan-Paul van Zanten, jurist bij Capra Advocaten, en Denise Hunck, HR manager bij Werkse!, vragen van founders en partners van Werkwaardig.

Hoe ga je om met roosteraanpassingen?

Jan-Paul: “Werktijden zijn een deel van het arbeidsvoorwaardenpakket. Er gelden dus vaak specifieke regels. Deze regels worden gemondereerd door de wet en de Cao. Op het moment dat je als werkgever roosteraanpassingen door wilt voeren, moet je draagvlak hebben binnen de organisatie. In dit specifieke voorbeeld zal ook instemming gevraagd moeten worden aan de OR.

Denise vult aan: “De mogelijkheden tot het aanpassen van roosters worden vaak ook in de CAO vermeld. Bij Werkse! Worden roosteraanpassingen bijvoorbeeld een maand van te voren gecommuniceerd. Werknemers hebben dan de tijd om dit ook privé te regelen. In de praktijk zien we dat medewerkers erg bereid zijn om mee te werken.”

Wat gebeurt er wanneer medewerkers de gevolgen van de roosterwijzigingen privé niet kunnen regelen?

Jan-Paul: “Het begint bij het instructierecht van de werkgever. Als werkgever moet je aangeven op welke manier de werkzaamheden moeten worden uitgevoerd. De medewerkers moeten daaraan voldoen. Dit is, zoals Denise ook aangaf, meestal ook vastgelegd in de CAO. Als de instemming van de OR is verkregen en de ‘wachttijd’ zoals benoemd in de Cao is verstreken, moet conform de (aangepaste) roosters worden gewerkt. Opvangperikelen zijn dan het probleem van de werknemer.”

Kan je als werkgever medewerkers verplichten om in deze specifieke tijd van corona naar kantoor te komen?

Jan Paul: “Er moet altijd gekeken worden of de werkgever de ‘opdracht’ wel in alle redelijkheid kan geven. Wanneer de werkgever aan alle coronamaatregelen zoals ze zijn opgesteld door het RIVM voldoet, dan kan hij de werknemer in beginsel verplichten naar kantoor te komen. Het kan natuurlijk zijn dat de werknemer een heel legitieme reden heeft voor de weigering, bijvoorbeeld het behoren tot een risicogroep of bijzondere kwetsbaarheid. Alles moet worden meegewogen.”

Denise vult aan: “Als een medewerker niet naar het werk wil komen, kan er natuurlijk meer aan de hand zijn. Als werkgever moet je dan nagaan of bijvoorbeeld sprake is van angst en of de angst wel reëel is. Een manier waarop je medewerkers net even het extra duwtje in de rug kunt geven, is door ze te laten zien hoe de RIVM-maatregelen zijn toegepast. Zo kan je bijvoorbeeld door middel van videobellen door het pand lopen en laten zien hoe de regels in de praktijk zijn toegepast.”

Hoe moet je handelen wanneer de medewerker vindt dat er niet aan de voorwaarden is voldaan?

Jan-Paul: “De maatregelen zoals opgesteld door het RIVM vormen de richtlijnen. De vraag aan de medewerker is waarom hij/zij vindt dat er niet aan wordt voldaan. Er kan een discrepantie blijven bestaan tussen wat de werkgever doet en wat de werknemer veilig vindt. Het is zeer afhankelijk van de situatie.”

Denise: “Ook kan je een arbeidshygiënist inschakelen om te bepalen of er aan de voorwaarden is voldaan en waar eventueel moet worden aangescherpt. Als er sprake is van een reële angst bij de werknemer, dan zou je de werknemer kunnen uitnodigen om te laten zien hoe de regels in de praktijk toe worden gepast. Vaak is de drempel het grootst en kan je deze als werkgever wel wegnemen.”

Moet je als werkgever reiskosten blijven vergoeden?

Jan-Paul: “Gesteld kan worden dat  de reiskostenvergoeding niet hoeft niet te worden doorbetaald. Het is wel belangrijk eerst de CAO en eventuele interne regelingen te raadplegen. De afspraken die hierin zijn gemaakt moeten worden gehandhaafd. Vaak dient een werkgever 6 weken reiskosten door te betalen.” Je kan dan niet meteen stoppen met betalen. De achtergrond van het stoppen van de reiskostenvergoeding is dat de kosten niet meer worden gemaakt. De Belastingdienst heeft overigens aangegeven dat de oude regel dat reiskostenvergoedingen waar geen kosten tegenover staan na zes weken aangemerkt worden als loon en dat daar dus loonheffingen over moeten worden betaald, in het kader van corona is opgeschort. De vergoeding blijft dus belastingvrij. Dat neemt niet weg dat maandelijks vergoedingen worden betaald voor kosten die niet worden gemaakt. De grondslag is komen te vervallen zou gesteld kunnen worden.

Moet een werkgever zorgen voor een goede thuiswerkplek?

Jan-Paul: “Ja, als werkgever dien je voor een goede thuiswerkplek te zorgen.”

Kan je als werkgever vakantiegeld opschorten?

Jan-Paul: “Nee, niet zomaar. Vakantiegeld maakt onderdeel uit van de arbeidsvoorwaarden. Als werkgever kan je alleen vakantiegeld opschorten met instemming van de werknemer. Wanneer je als werkgever vakantiegeld wilt opschorten dan doe je er verstandig aan organen als de OR erbij te betrekken om draagvlak te creëren. Maar een werknemer mag altijd weigeren.”

Kan je verlof verplicht laten opnemen of juist verlof intrekken?

Jan-Paul: “Een medewerker heeft recht op een x aantal verlofdagen. Als werkgever moet je de werknemer in staat stellen de vakantiedagen daadwerkelijk op te nemen om bij te komen van het werk (recuperatiefunctie). Het moment waarop en de mate waarin de dagen worden opgenomen kunnen in samenspraak bepaald worden. Bij aanzienlijk bedrijfsbelang kan je als werkgever hierin wel sturen. Maar het blijft een individuele afweging die per persoon/werknemer verschilt.”

Denise vult aan: “Er is ook een verschil tussen werknemers die thuis werken en werknemers die verplicht thuis zitten. Wanneer je thuis werkt, dan is het verstandig om ook verlof op te nemen. Als werkgever dien je zoals hierboven genoemd, ook te zorgen voor voldoende rust bij werknemers. Wanneer je als werkgever het verlof van medewerkers intrekt, heeft dat ook gevolgen. Dan moet je er rekening mee houden dat dit verlof op een ander tijdstip opgenomen moet worden. Mijn advies: doe het altijd in goed overleg!”

Verschillen de regels van wettelijk en bovenwettelijk verlof?

Jan-Paul: “Nee, daar zijn geen specifieke regels voor. Dit maakt onderdeel uit van de arbeidsvoorwaarden.” Er is wel het verschil in moment waarop de aanspraken vervallen. Daarvoor kunnen overigens ook aparte afspraken gemaakt zijn in de Cao. De discussie hierover veronderstelt wel dat de werkgever een deugdelijke administratie voert van de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

Kan een medewerker calamiteitenverlof opnemen?

Jan-Paul: “Dit is afhankelijk van het soort calamiteit. In het geval van een kind dat plotseling thuis zit vanwege een zieke juf/meester, kan in beginsel calamiteitenverlof worden opgenomen.  Kinderen zitten inmiddels al weken thuis, dus op deze specifieke situatie is het gezin al ingespeeld. Dit is een voorbeeld van wat voorheen werd gezien als calamiteit, maar dit nu niet meer.”

Kan je als werkgever een werknemer verplichten om niet naar het werk te komen?

Jan-Paul: “Ja, dat kan. Als werkgever heb je het instructierecht. Je bent verantwoordelijk voor de veiligheid van je werknemers.”

Moeten werknemers re-integreren in tijden van corona?

Jan-Paul: “Kort gezegd: ja. Bij het oordeel over de re-integratie-inspanningen van de werkgever aan het einde van de wachttijd van 104 weken zal het UWV rekening houden met de beperkingen die de coronatijd met zich meebrengt. De regel blijft dat je als werkgever verplicht bent met de werknemer in gesprek te gaan over hoe  werkzaamheden in het kader van re-integratie weer opgepakt kunnen worden. Thuiswerken telt hierbij ook mee.  Probeer de continuïteit erin te houden en houd dit bij in een dossier. Het UWV toetst de inspanningen van werkgevers. Je moet je inspanningen kunnen motiveren.”

Denise vult aan: “Denk als werkgever niet: ‘het is lastig dus nu even niet’. Er zijn heel veel mogelijkheden waarop het wel kan. Er kan altijd contact op worden genomen met een re-integratiecoach, ook in deze tijd.”

Volgende Q&A uurtjes:

Er volgen nog twee Q&A uurtjes. Hierbij komen de volgende onderwerpen aan de orde:

• Subsidiestromen en wet- en regelgeving (vond plaats op 16 juni 2020, bekijk de Q&A hier)
• Begeleiden van werknemers (data en tijdstip volgen)